Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Plattform vlspace zur Verfügung stellen.

Der Plattform «vlspace» ist eine externe Ilias-Instanz. Die externe Ilias-Instanz ist ein Lernmanagementsystem und kommt zum Einsatz, um Projekte, Schulungen und andere Formen der Zusammenarbeit von Hochschulangehörigen und externen Nutzern, wie z.B. Firmen, Schulen aber auch anderen Hochschulen zu ermöglichen.

Zu diesem Zweck müssen verschiedene personenbezogene Daten erhoben werden. Je nach der Form der Zusammenarbeit werden auch Materialien und Abgaben über das System gespeichert. Nach dem Abschluss der Zusammenarbeit werden die Accounts und damit auch die zugehörigen Inhalte gelöscht. Falls es sich um prüfungsrelevante Materialien und Abgaben handelt, werden diese dem Prüfenden übermittelt und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert.

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Hochschule Heilbronn, Max-Planck-Straße 39, 74281 Heilbronn,

gesetzlich vertreten durch den Rektor, Herrn Prof.-Dr. Ing. Oliver Lenzen.

Datenschutzbeauftragter:

Wir haben an unserer Hochschule einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Vertrauliche Anliegen zum Datenschutz können Sie gerne direkt an diesen richten:

Deutsche Datenschutzkanzlei

Maximilian Musch

Richard-Wagner-Str. 2, 88094 Oberteuringen

Tel: +49 (0) 7542 / 949 21 02

E-Mail: musch@ddsk.de.

Internes Datenschutzbüro:

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen das Datenschutzbüro der Hochschule Heilbronn zur Verfügung: dsb@hs-heilbronn.de

Im Rahmen des Studiums besteht die Möglichkeit mit externen Personengruppen wie z.B. anderen Hochschulen, Unternehmen oder Schulen zum Beispiel in Projekten oder Seminaren zusammenzuarbeiten. Damit in diesen Fächern Leistungen erbracht werden können, muss das externe Lernmanagementsystem Ilias personenbezogene Daten erheben, welche die individuelle Leistung eindeutig zuordnen lassen.

Bei der Verarbeitung werden personenbezogene Daten aus dem Einschreibungs- bzw. Registrierungsprozess mit den individuellen Leistungen, die im Rahmen von spezifischen Abgaben bzw. Arbeitsergebnissen, alleine oder in Partner-, bzw. Gruppenarbeit entstanden sind sowie der individuelle Lernfortschritt, systemseitig zusammengebracht, um so einen Nachweis der individuellen Prüfungs- und Arbeitsleistung zu erhalten.

Nachstehend informieren wir Sie über die Art der Daten und Datenkategorien, welche im Zusammenhang mit vlspace verarbeitet werden:

Vorname, Nachname, Studiengang, Matrikelnummer und E-Mail-Adresse

Personenbezogene Daten in Materialien und Abgaben.

Wir verarbeiten die Daten, die uns im Zusammenhang mit der Einschreibung an unserer Hochschule zur Verfügung gestellt wurden und dort im internen Lernmanagementsystem zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht durch die Einbindung des vlspace über eine LTI-Schnittstelle. Bei externen Usern werden nur die Daten genutzt, die individuell bei der Registrierung angegeben wurden. Für externe Nutzer ist nur die Angabe eines Benutzernamens und einer E-Mail-Adresse verpflichtend. Die Zulassung von externen Nutzern erfolgt manuell und muss vom externen Nutzer beantragt werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Aufgabe der Hochschule gemäß Art. 6 Abs. 1 lit e) DSGVO i. V. m. § 2 LHG / § 12 LHG.

Vlspace wird von Studierenden, Lehrenden und externen Nutzern in sowohl fakultativen als auch obligatorischen Lehrveranstaltungen im Rahmen des Studiums genutzt und bezieht daraus seine Rechtsgrundlage.

 

7.1    Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO ein.

7.2    Umfang der Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Im Rahmen Ihres Studiums kann die Teilnahme an einer Veranstaltung mit Beteiligung externer Personen obligatorisch sein, deshalb müssen die genannten Daten im Rahmen eines ordnungsgemäßen Studienablaufs zur Verfügung gestellt werden. Die Bereitstellung der Daten ist in diesem Fall Voraussetzung für den Nachweis der individuellen Prüfungs- und Arbeitsleistung.  

7.3    Speicher- und Löschfristen

Grundsätzlich verarbeiten wir die Daten in den vorgenannten Verfahren nur so lange, wie dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist. Das heißt konkret, dass wir die Daten vom externen Ilias-Server zeitnah nach Beendigung der Zusammenarbeit löschen. Die Löschung der Daten erfolgt in der Regel zum Semesterende. Etwaige Arbeitsergebnisse verbleiben beim Dozenten der Veranstaltung und werden hinsichtlich der Löschung von diesem verantwortet.

In unserer Hochschule erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung benötigen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt zum Hoster der externen Ilias-Instanz (DM-Solution).

Im Rahmen etwaiger Supporttätigkeiten kann ein Zugriff auf die persönlichen Daten nicht ausgeschlossen werden, findet aber in der Regel nicht statt.

Die Daten werden an Ihre Dozenten entsprechend zu Informationszwecken weitergegeben.

Eine Übertragung der Daten außerhalb der EU erfolgt nicht.

Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den gleichen Sicherheitsstandards wie bei uns. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden. Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben.

 

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift oder direkt schriftlich oder per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

-   Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.

-   Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

-   Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.

-   Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.

-   Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Dieses Widerspruchsrecht gilt nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.

-   Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.

-   Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de